Aaltje Vincent over écht sollicitantgericht werven: Meer sollicitanten en minder mismatch

Een vacature die je maar niet krijgt ingevuld. Nieuwe collega’s die binnen een jaar vertrekken. Het is niet alleen teleurstellend maar ook nog eens uiterst kostbaar voor alle betrokkenen. Helaas komt het, zeker bij de huidige krappe arbeidsmarkt, maar al te vaak voor. Loopbaanprofessional, coach en bestsellerauteur, Aaltje Vincent heeft de oplossing: écht sollicitantgericht werven. Wat ze daaronder verstaat, vertelt ze in dit interview. Tijdens de Masterclass Duurzaam werkgeluk geeft ze een uitgebreide sessie over dit onderwerp.

Tekst Ellen Smink

---

Met haar ruim 30 jaar ervaring mag Aaltje Vincent zich een autoriteit op het gebied van solliciteren noemen. Ze schreef er al twaalf boeken over, waarvan er meer dan 100.000 zijn verkocht. Haar kennis deelt ze niet alleen met sollicitanten. Met haar trainingen en masterclasses heeft ze al duizenden loopbaan-, HR- en recruitmentprofessionals geadviseerd en geïnspireerd. Toch leek het er jaren geleden niet op dat ze zou uitgroeien tot een van de bekendste loopbaanprofessionals van Nederland. Na haar studie HEAO-Communicatie en NIMA-B liepen haar eerste drie banen bij grote organisaties uit op een teleurstelling. “Bij alle drie zat ik niet op mijn plek en werd ik ontslagen vanwege disfunctioneren. Ik heb toen een outplacementtraject doorlopen. Daar ontdekte ik dat ik mijn vleugels liever wilde uitslaan bij een klein, groeiend bedrijf. Daarna werd ik gevraagd om bij een startend outplacementbureau te komen werken. Vanaf het eerste moment was het: ‘Aaltje heeft marketing gestudeerd, dus Aaltje gaat je helpen met je cv, met het netwerken en met je profilering’. Dat was in 1988 en sindsdien ben ik werkzaam in het loopbaanvak.”

“Solliciteren is in essentie: hoop op een beter leven. Als die hoop er niet is, solliciteer je niet.”

Hoop op een beter leven
‘Werkgeluk centraal in het sollicitatieproces’, is de titel van haar sessies tijdens de Masterclass Duurzaam werkgeluk. Het begint volgens Aaltje met een ‘super-kandidaatgericht selectieproces’. “Een kandidaat moet zich gezien en gehoord voelen. Solliciteren is in essentie: hoop op een beter leven. Als die hoop er niet is, solliciteer je niet. Dat betekent dat alles wat je al van tevoren weet helpt bij de constatering: als ik ga solliciteren dan is de kans op een beter leven aanwezig. Help de kandidaat daarom bij het zich voorstellen hoe zijn leven beter wordt en doe het proces zelf zo vloeiend mogelijk. Kandidaten houden bijvoorbeeld niet van brieven sturen. Kandidaten houden niet van een sollicitatiegesprek dat eenrichtingsverkeer is en kandidaten houden niet van referentiechecks.”

“Zorg dat mensen al kunnen kennismaken voordat ze besluiten te solliciteren."

Informele kennismaking
Kandidaatgericht werven begint, volgens de theorie van Aaltje Vincent, eerder dan de sollicitatieprocedure zelf. “Eén van de essentiële dingen is dat je je deuren openzet voor een informele kennismaking. Zorg dat mensen al voordat ze besluiten te solliciteren kunnen kennismaken. Als kinderen en jongeren een nieuwe school kiezen, wat ook een life changing event is, gaan ze altijd eerst naar de open dagen om te voelen hoe een school is: wat voor mensen lopen hier rond, ga ik hier floreren en voel ik me hier senang. Bij het uitkiezen van een school is dat heel normaal, terwijl het bij een nieuwe baan niet normaal is.” Waarom dat zo is? Aaltje zucht: “Omdat het gedoe is. Toch zijn er al bedrijven die het heel goed doen. Plantenveredelaar Rijk Zwaan uit De Lier, bijvoorbeeld. Het bedrijf kreeg nul sollicitanten voor mbo-functies. Nu hebben ze iedere derde vrijdagochtend van de maand een ‘Ontmoetbijt’. Je maakt dan eerst informeel kennis en daarna beslis je of je solliciteert. Gemiddeld komen er 15 mensen naar het ontbijt. Daaruit komen altijd een paar goede kandidaten die willen solliciteren. Die sollicitanten zijn dan beter geïnformeerd dan ooit.”

Betere matches
Volgens Aaltje levert de kennismaking vooraf niet alleen gemotiveerde sollicitanten op, maar ook betere matches. “Daardoor heb je ook minder mismatches. Een mismatch is duur. Het zorgt voor teleurstelling, frustratie in het team, verzuim en verloop. En verloop kost je de helft van een jaarsalaris, want je moet ook weer werven. Uit onderzoeken van Indeed blijkt dat 65 procent binnen drie maanden weer om zich heen kijkt. Daar zijn verschillende redenen voor. Natuurlijk kan het te maken hebben met onboarding, inwerking, enzovoort, maar het zit hem ook aan de voorkant. Een vacaturetekst alleen en daarna de spanning van het sollicitatiegesprek is niet de goede manier om mensen te helpen bij hun zelfselectie. Dus dat is wat er in de werving niet goed gaat. Je selecteert op vakmanschap en cultuur. Cultuur maakt dat mensen weer snel weggaan, omdat ze zich er niet thuis voelen. Dat komt dus omdat ze zichzelf niet goed van tevoren hebben kunnen selecteren."

“Referral is het meest succesvolle wervingskanaal voor werkgevers en ook nog eens het meest geliefde kanaal voor sollicitanten.”

Referral als wervingskanaal
Niet alleen de positie van de kandidaat is aan het veranderen, het geldt ook voor de kanalen waarmee we ze werven, weet de loopbaanprofessional. “Naast de deuren openzetten, is vooral werven via het eigen netwerk belangrijk, referral in recruitmentjargon. Vraag dus je huidige medewerkers om mensen binnen hun netwerk uit te nodigen om eens koffie te komen drinken. Maak dat ook zo normaal mogelijk. Referral is het meest succesvolle wervingskanaal voor werkgevers en ook nog eens het meest geliefde kanaal voor sollicitanten. Het tweede kanaal is LinkedIn. In plaats dat je vraagt: heb je interesse om te komen solliciteren’, vraag je nu of iemand interesse heeft om een keertje koffie te komen drinken, of naar een georganiseerd event te komen. Het derde ‘kanaal’ is: we willen een brief met cv. Maar alle sollicitanten hebben een hekel aan brieven schrijven.”

“Een vacaturetekst alleen en daarna de spanning van het sollicitatiegesprek is niet de goede manier om mensen te helpen bij hun zelfselectie.”

De juiste combi
Wat is er nog meer nodig voor een klantgericht selectieproces? Aaltje: “Idealiter is het een combinatie van een vacaturetekst, een informele kennismaking voordat iemand solliciteert en als iemand dan solliciteert een game based assessment, zodat je cv en sollicitatiebrief in principe geen rol spelen. Dat assessment moet dan wel gekoppeld zijn aan de functie. Dus niet zomaar een persoonlijkheidstest, maar eentje die wordt gemaakt op basis van wat er voor de functie nodig is. De beste kandidaten binnen het assessment nodig je vervolgens uit voor een gesprek. De vacaturetekst zelf moet een helder beeld geven van het werk dat gedaan moet worden, zonder clichés als ‘we zijn een dynamisch bedrijf’, of wat dan ook. Ook geef je in die vacaturetekst aan dat je vrij bent het bedrijf te bezoeken voor een nadere kennismaking. Of om naar een open dag, ontbijt, of inloopmiddag/avond te komen. Laat mensen tijdens zo’n informele bijeenkomst kennismaken met de vakcollega’s. Dus niet met HR en niet met de leidinggevenden, maar met de mensen met wie ze mogelijk gaan werken. Juist omdat ze vooraf eerst konden kennismaken, solliciteren mensen sneller. Dat is beter dan welke vacaturetekst dan ook. De meeste mensen hebben gewoon werk. Je zegt niet zomaar je baan op. Je wilt weten waaraan je begint, want je hoopt op een beter leven.”

Solliciteren naar werkgeluk
Met haar boeken speelt Aaltje iedere keer weer in op de tijdgeest van het moment. Dat geldt vooral ook voor haar jongste boek ‘Solliciteren naar werkgeluk’ dat in 2022 verscheen. ”Het boek gaat vooral over: ‘ik kies ook’, in plaats van: ‘ik hoop dat ik word uitgenodigd’. Daarbij ga je dus uit van een gelijkwaardige positie tussen sollicitant en bedrijf. Mijn droom is dat het normaal wordt dat je eerst informeel kennismaakt voordat je solliciteert. Dat werkgevers zeggen: ‘als je hier nog niet informeel hebt kennisgemaakt dan wil ik je niet eens als sollicitant’. Dat is mijn droom.”

Tips
In haar sessies tijdens HR in Motion deelt Aaltje Vincent diverse bewezen succesvolle voorbeelden van een super-kandidaatgericht selectieproces. Een aantal van haar tips vindt u hieronder:

• Solliciteren is in essentie: hoop op een beter leven. Help de kandidaat bij het zich voorstellen hoe zijn leven beter wordt.
• Een vacaturetekst alleen en daarna de spanning van het sollicitatiegesprek is niet de goede manier om mensen te helpen bij hun zelfselectie.
• Zorg dat mensen al informeel kunnen kennismaken voordat ze besluiten te solliciteren: het levert meer sollicitanten en minder mismatches op.
• Kandidaten houden niet van brieven sturen, referentiechecks en van een sollicitatiegesprek dat eenrichtingsverkeer is.
• Vraag je huidige medewerkers om mensen binnen hun netwerk uit te nodigen om eens koffie te komen drinken. Referral is het meest succesvolle wervingskanaal voor werkgevers en het meest geliefde kanaal voor sollicitanten.
• Als iemand na de informele kennismaking solliciteert, kies dan voor een game based assessment, zodat cv of sollicitatiebrief in principe geen rol spelen. Koppel het assessment wel aan de functie en kies niet voor zomaar een persoonlijkheidstest. De beste kandidaten binnen het assessment nodig je uit voor een gesprek.